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Accueil - Université - Communication - Temps forts - Temps forts 2012-2013 - Zoom sur un service, Hélène Buhnik, chef du centre Assas

Zoom sur un service, Hélène Buhnik, chef du centre Assas

Zoom sur un service, Hélène Buhnik, chef du centre Assas
Equipe centre Asas
Mon objectif prioritaire est de veiller à la sécurité des personnes et des biens ainsi qu'au bon fonctionnement des activités du centre et des enseignements

Présentez-nous votre service et vos missions

Responsable du services des Moyens généraux, sécurité, impression, je suis en outre responsable du service culturel et de la vie étudiante. Je travaille en collaboration avec le Professeur Crocq, directeur du centre Assas. Si une partie importante de mes missions concerne les aspects logistiques, un de mes objectifs prioritaires est de veiller à la sécurité des personnes et des biens au sein du bâtiment ainsi qu'à la sécurité en matière d'ordre public.

Dans le cadre du service des moyens généraux, je suis responsable de la logistique du centre Assas et du bâtiment Notre-Dame-des-Champs : organisation matérielle du centre, bon fonctionnement des enseignements, du bâtiment et de sa sécurité de 7 h 30 à 22 h 00.  Je gère une équipe de 21 personnes à Assas qui comprend, outre mon assistante Régine Verrecchia, 8 appariteurs, chargés du soutien matériel aux enseignants et aux étudiants en amphis et en TD ; 6 agents de sécurité et 3 vigiles du Rectorat qui contrôlent les accès au centre et sont chargés de l'ouverture et de la fermeture du bâtiment ; 4 agents d'accueil qui se relaient entre 7 h 30 et 19 h 00, pour renseigner, orienter le public, traiter le courrier et les livraisons. L'infirmière des étudiants, Mme Verloes, est également rattachée à mon service. 

J'encadre en outre les personnels du service impression, qui sont sous la responsabilité directe de M. Chipan. Enfin, je supervise le travail de 2 sociétés privées chargées du ménage et de la sécurité incendie. Parmi mes nombreuses missions à Assas, je coordonne l'organisation matérielle du concours d'agrégation (« droit public » cette année). 
Je recrute et gère l'équipe des vacataires et m'assure avec l'aide d'un appariteur du bon déroulement des épreuves. Une autre de mes missions est de gérer le planning de réservation de 3 appartements situés à Assas pour faciliter le séjour d'enseignants étrangers invités par l'université. 

Chaque année, différentes cérémonies et manifestations exceptionnelles sont organisées au centre Assas : je participe avec mes équipes à la préparation logistique et pratique de ces évènements en collaboration avec la direction de la communication. Dans le cadre du service culturel et de la vie étudiante, je travaille en collaboration avec Mme Nicolet, interlocuteur privilégié des associations étudiantes sous la supervision du Directeur du centre. 
Notre objectif constant est d'entretenir de bonnes relations avec et entre toutes les associations et de leur fournir l'aide matérielle nécessaire au bon déroulement de leurs activités. Nous préparons et participons également aux commissions FSDIE (aide financière aux projets étudiants). Par ailleurs, nous sommes en charge de l'organisation des élections étudiantes à Assas et du maintien de l'ordre ces jours-là. Enfin, j'ai un rôle transversal et je me dois d'être à l'écoute des différents services : je travaille en étroite collaboration avec le service technique à Assas et différents services au Centre Panthéon tels que la direction financière et du patrimoine, direction de la communication et la direction des ressources humaines. 

Décrivez-vous une journée type au Centre Assas 

Je dois dire qu'au quotidien, aucune journée ne se ressemble. À mon arrivée le matin, je suis souvent arrêtée sur le chemin de mon bureau par un enseignant ou un collègue afin de me faire part d'une requête spécifique ou d'un incident technique (fuite d'eau, de chauffage, problème de ménage). Lorsqu'il s'agit d'un problème technique, j'en informe mon collaborateur M. Jollans qui envoie son équipe pour réparer si possible ou contacter les sociétés adéquates. Je consulte ensuite mes nombreux emails. Il peut s'agir de demandes relatives à la logistique, aux réservations de salles pour des conférences ou des appartements, des convocations à des réunions diverses.  J'ai souvent des échanges avec la DRH pour des questions liées au personnel de mon service à Assas et sur les autres centres que je gère (centres Desgoffes, Vaugirard 2 et Guy de la Brosse). Récemment par exemple, j'ai organisé un exercice annuel obligatoire d'évacuation du centre Assas qui nous permet de tester nos procédures et les matériels de secours en cas d'incendie. L'après-midi, généralement, je reçois sur rendez-vous des associations étudiantes ou encore des sociétés spécialisées pour renforcer la signalétique existante ou choisir de nouveaux mobiliers. J'accueille également des visiteurs qui souhaitent visiter le centre Assas et son Learning center : délégations étrangères, collègues d'autres universités ou du Ministère. Certains soirs, je me dois d'accueillir les participants lors des conférences ou cérémonies de remise de diplômes organisées par l'université. 

Le poste de responsable du Centre Assas est très riche et plein de surprises : je ne sais jamais à l'avance ce qu'il va se produire ou ce que l'on va me demander au cours de la journée. Cela demande une grande disponibilité, patience, réactivité et gestion de l'imprévu. J'ai la chance d'être bien entourée par des collègues compétents.